Datenschutzerklärung

 

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten auf dieser Website und im Zusammenhang mit den angebotenen Leistungen ist:

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Praxis Bernstein GmbH
Hauptstrasse 24
CH-8246 Langwiesen
Schweiz

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E-Mail: info@praxis-bernstein.ch
Telefon: +41 78 841 65 53

Website: www.praxis-bernstein.ch

 

Vertreten durch: Caroline Schwander, Geschäftsführerin

 

2. Allgemeines

Der Schutz Ihrer Persönlichkeit und Ihrer Personendaten ist uns wichtig. Wir bearbeiten Personendaten sorgfältig, zweckgebunden und im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der dazugehörigen Datenschutzverordnung.

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Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, welche Dienstleister dabei eingesetzt werden und welche Rechte betroffene Personen haben.

 

3. Bearbeitete Personendaten

Wir bearbeiten insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

• Stammdaten wie Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum

• Kommunikationsdaten wie Inhalte von E-Mails, Kontaktformularen, WhatsApp-Nachrichten, SMS, Telefonnotizen und sonstiger Korrespondenz

• Termin- und Organisationsdaten wie gebuchte, verschobene oder abgesagte Termine

• Vertrags- und Abrechnungsdaten wie vereinbarte Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Zahlungsarten und Buchhaltungsdaten

• Website-Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen, Logdaten sowie Cookie- und Analysedaten

• besonders schützenswerte Personendaten, insbesondere Angaben zur Gesundheit, psychischen Verfassung, persönlichen Belastungssituation, zu Beratungsanliegen, Gesprächsinhalten, Verlaufsnotizen und Klientendossiers

 

Da unsere Leistungen psychosoziale Beratung, Paarberatung, Mediation und Coaching umfassen, können dabei besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet werden.

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4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• zur Kontaktaufnahme und Kommunikation mit interessierten Personen, Klientinnen und Klienten, Vertragspartnern und weiteren Ansprechpersonen

• zur Prüfung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Beratungen, Coachings, Paarberatungen, Mediationen, Workshops, Weiterbildungen und Online-Terminen

• zur Führung notwendiger Klientendossiers, Gesprächsnotizen, Verlaufsprotokolle und administrativer Unterlagen

• zur Organisation, Bestätigung, Verschiebung und Absage von Terminen

• zum Versand von Termin-Erinnerungen

• zur Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung

• zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten

• zum Betrieb, zur Sicherheit und zur Verbesserung unserer Website

• zur statistischen Auswertung unseres Online-Angebots

• zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und interner Arbeitsabläufe

• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche

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5. Grundlagen der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Datensicherheit.

Die Bearbeitung erfolgt insbesondere:

• wenn sie zur Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist

• wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht

• wenn sie zur Wahrung berechtigter privater Interessen erforderlich ist

• wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben

• wenn Sie uns Personendaten freiwillig mitteilen

 

Soweit für die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert ein.

 

6. Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website können technisch notwendige Daten automatisch erfasst werden. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seiten und Dateien

• Referrer-URL

• verwendeter Browser und verwendetes Betriebssystem

• Spracheinstellungen

• Geräteinformationen

• technische Logdaten

 

Diese Daten werden bearbeitet, damit die Website bereitgestellt sowie ihre Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit gewährleistet werden können.

Unsere Website wird über Wix betrieben. Wix kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen und dabei technische Nutzungsdaten bearbeiten.

 

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, das Online-Buchungssystem, per E-Mail, Telefon, SMS, WhatsApp oder auf andere Weise kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dazu können insbesondere gehören:

• Vorname und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Adresse

• Inhalt Ihrer Nachricht

• gewünschte Leistung

• Angaben zur Terminvereinbarung

• freiwillig übermittelte Beilagen und weitere Informationen

Bitte übermitteln Sie besonders sensible Informationen nur, wenn dies für Ihre Anfrage notwendig ist.

 

8. Inanspruchnahme unserer Leistungen

Wenn Sie eine Leistung der Praxis Bernstein GmbH in Anspruch nehmen, bearbeiten wir jene Personendaten, die für die Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung der vereinbarten Leistung erforderlich sind.

Dazu können insbesondere Angaben gehören zu:

• Beratungsanliegen und Zielsetzungen

• persönlicher und familiärer Situation

• Beziehungen und Konflikten

• Belastungen und Krisen

• Gesundheit und psychischer Verfassung

• biografischen Umständen

• Ressourcen und Entwicklungsschritten

• Beratungsverlauf und vereinbarten Massnahmen

Wir bearbeiten nur jene Informationen, die für die jeweilige Leistung angemessen und erforderlich sind.

 

9. Terminbuchung und Online-Beratung

Für die Online-Terminbuchung und Terminverwaltung nutzen wir GReminders. Die Terminorganisation erfolgt in Verbindung mit Google-Diensten, insbesondere Google Kalender und Google Meet.

Dabei können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Vorname und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• gebuchter Termin

• gewählte Leistung

• gewählter Standort oder Online-Termin

• zuständige Beraterin

• freiwillig eingetragene Zusatzinformationen

• Angaben zu einer zweiten Person bei Paarberatungen oder Mediationen

Für Online-Beratungen wird Google Meet verwendet. Dabei können zusätzlich technische Verbindungsdaten anfallen.

Im Zusammenhang mit der Terminbuchung können automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS versendet werden.

 

10. Kommunikation per E-Mail, WhatsApp und SMS

Wir kommunizieren unter anderem per E-Mail, Telefon, WhatsApp und SMS.

E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten sind nicht in jedem Fall vollständig gegen den Zugriff durch Dritte geschützt. Insbesondere erfolgt die gewöhnliche E-Mail-Kommunikation in der Regel nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, werden Daten durch WhatsApp beziehungsweise Unternehmen der Meta-Unternehmensgruppe bearbeitet. Dabei kann eine Bearbeitung von Daten ausserhalb der Schweiz stattfinden.

Bitte senden Sie besonders schützenswerte Informationen nur über diese Kommunikationskanäle, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen und sich der damit verbundenen Risiken bewusst sind. Alternativ können Sie uns telefonisch kontaktieren und eine andere Form der Übermittlung vereinbaren.

 

11. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte externe Dienstleister ein, soweit dies für den Betrieb der Praxis, die Kommunikation, die Terminorganisation, die Buchhaltung, die Zahlungsabwicklung oder den Betrieb der Website erforderlich ist.

Dazu gehören insbesondere:

• Wix für Website-Hosting und Website-Funktionen

• Google für Gmail, Google Drive, Google Kalender, Google Meet und Google Analytics

• GReminders für Online-Terminbuchungen, Terminverwaltung und Erinnerungen

• Bexio für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Administration

• TWINT und SumUp für die Zahlungsabwicklung

• WhatsApp beziehungsweise Meta für die Kommunikation über WhatsApp

• OpenAI mit dem Unternehmensangebot ChatGPT Business zur Unterstützung bestimmter interner Arbeitsprozesse

 

Diese Dienstleister bearbeiten Personendaten entweder in unserem Auftrag oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Personendaten können ausserdem bekanntgegeben werden, wenn:

• Sie eingewilligt haben

• dies zur Durchführung einer vereinbarten Leistung erforderlich ist

• eine gesetzliche Verpflichtung besteht

• dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich ist

 

Personendaten werden nicht zu fremden Werbezwecken verkauft.

 

12. KI-gestützte Hilfsmittel

Wir verwenden das Unternehmensangebot ChatGPT Business von OpenAI zur Unterstützung bestimmter interner Arbeitsprozesse, beispielsweise zur sprachlichen Überarbeitung und Strukturierung von Texten, zur Erstellung allgemeiner Arbeitsmaterialien sowie zur Reflexion und Dokumentation fachlicher Inhalte.

Nach den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen für ChatGPT Business werden die innerhalb des Business-Workspace eingegebenen Daten sowie die erzeugten Ausgaben standardmässig nicht für das Training oder die Verbesserung der Modelle von OpenAI verwendet. Eine Verwendung für solche Zwecke erfolgt nur, wenn die Organisation dieser ausdrücklich zustimmt.

Die Daten werden bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt. OpenAI stellt für Geschäftskunden vertragliche Datenschutzregelungen in Form eines Data Processing Addendum zur Verfügung. Diese Regelungen und Sicherheitsmassnahmen unterstützen die Einhaltung des Schweizer Datenschutzrechts und der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union.

Unabhängig von diesen Schutzmassnahmen verwenden wir ChatGPT nach dem Grundsatz der Datenminimierung. Angaben aus Beratungen werden vor der Eingabe anonymisiert oder so abstrahiert, dass die betroffenen Personen nicht direkt identifiziert werden können. Klarnamen, Kontaktdaten und vollständige Klientendossiers werden nicht in ChatGPT eingegeben.

Die Mitarbeitenden der Praxis Bernstein GmbH sind verpflichtet, bei der Nutzung KI-gestützter Hilfsmittel die Vertraulichkeit der uns anvertrauten Informationen zu wahren.

 

13. Cookies und Google Analytics

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Einige Cookies sind technisch notwendig, damit die Website korrekt funktioniert. Andere Cookies können zur statistischen Auswertung und Verbesserung unseres Online-Angebots eingesetzt werden.

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Wir verwenden Google Analytics zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung, sofern Sie der Verwendung entsprechender Cookies über die Einwilligungsverwaltung zugestimmt haben.

Dabei können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• aufgerufene Seiten

• Zeitpunkt und Dauer des Besuchs

• ungefähre Standortangaben

• Geräte- und Browserinformationen

• Interaktionen mit der Website

• Cookie-Kennungen und technische Nutzungsdaten

 

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über den Cookie-Banner verwalten. Zudem können Sie Cookies in Ihrem Browser einschränken, blockieren oder löschen. Dadurch können einzelne Funktionen der Website beeinträchtigt werden.

 

14. Social Media und externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Plattformen wie WhatsApp, Instagram, Facebook oder LinkedIn enthalten.

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Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Bearbeitung Ihrer Daten grundsätzlich in der Verantwortung des jeweiligen Plattformbetreibers.

Für die Datenbearbeitung durch externe Plattformen gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.

 

15. Datenbearbeitung im Ausland

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer befinden sich ausserhalb der Schweiz oder bearbeiten Daten auf Systemen im Ausland. Eine Datenbearbeitung kann insbesondere in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum, in Israel und in den USA stattfinden.

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Bei einer Übermittlung in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau stützen wir uns, soweit erforderlich, auf anerkannte Standarddatenschutzklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Garantien und Ausnahmen.

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Bei international tätigen Dienstleistern kann eine Bearbeitung zudem in weiteren Ländern erfolgen, in denen sich deren Unterauftragnehmer oder technische Infrastrukturen befinden. Massgebend sind die jeweils aktuellen Angaben und vertraglichen Datenschutzbestimmungen der betreffenden Anbieter.

 

16. Interner Zugriff auf Personendaten

Die Mitarbeitenden der Praxis Bernstein GmbH können im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion Zugriff auf Klientendossiers und weitere Personendaten erhalten. Eine Einsichtnahme ist jedoch nur zulässig, wenn dafür ein konkreter fachlicher, administrativer, organisatorischer oder rechtlicher Grund besteht.

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Ein berechtigter Zugriff kann insbesondere erforderlich sein:

• zur Durchführung einer zugewiesenen Beratung

• zur Vorbereitung einer vereinbarten Vertretung oder Übergabe

• bei Abwesenheit oder längerer Verhinderung der zuständigen Beraterin

• beim Austritt, bei Handlungsunfähigkeit oder beim Tod einer Mitarbeiterin

• zur Sicherstellung der Erreichbarkeit und Weiterbetreuung von Klientinnen und Klienten

• zur Bearbeitung von Rechnungen, Auskunftsbegehren oder administrativen Vorgängen

• zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten

• zur Wahrung der Sicherheit oder zur Bearbeitung eines aussergewöhnlichen Ereignisses

 

Eine Einsichtnahme ohne entsprechenden Grund ist nicht zulässig. Alle Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden über den sorgfältigen Umgang mit besonders schützenswerten Personendaten instruiert.

Gesellschafterinnen und Gesellschafter erhalten nicht allein aufgrund ihrer Beteiligung an der Praxis Bernstein GmbH Zugriff auf Klientendaten. Ein Zugriff ist nur zulässig, wenn sie zusätzlich eine dafür vorgesehene betriebliche Funktion oder ausdrückliche Berechtigung haben und die Einsicht im konkreten Fall erforderlich ist.

 

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder unrechtmässiger Bearbeitung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungsregelungen

• passwortgeschützte Systeme

• sorgfältige Auswahl der eingesetzten Dienstleister

• Vertraulichkeitsverpflichtungen

• Schutz digitaler und physischer Unterlagen

• regelmässige Überprüfung der eingesetzten Systeme und Zugriffsrechte

Eine vollständig sichere Datenübertragung über das Internet kann jedoch nicht gewährleistet werden.

 

18. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche oder dokumentationsbezogene Pflichten bestehen.

Dabei gelten insbesondere folgende Grundsätze:

• Daten aus Anfragen werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen erforderlich ist.

• Klientendaten und Beratungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Durchführung und Dokumentation der Beratung sowie zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

• Rechnungen, Buchungsbelege und geschäftsrelevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Regel zehn Jahre aufbewahrt.

• Website-, Protokoll- und Analysedaten werden entsprechend den Einstellungen und Aufbewahrungsfristen der eingesetzten Systeme gespeichert.

Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald kein angemessener Bearbeitungszweck und keine Aufbewahrungspflicht mehr bestehen.

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19. Rechte betroffener Personen

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht:

• Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten zu verlangen

• unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen zu lassen

• unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung oder Vernichtung von Personendaten zu verlangen

• die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten zu verlangen

• eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

• einer bestimmten Datenbearbeitung zu widersprechen, soweit dies rechtlich vorgesehen ist

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@praxis-bernstein.ch kontaktieren.

Wir können einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen, bevor wir Auskunft erteilen oder weitere Rechte umsetzen.

 

20. Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das anwendbare Datenschutzrecht verstösst, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden:

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Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
EDÖB
Feldeggweg 1
CH-3003 Bern
www.edoeb.admin.ch

 

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn sich unsere Datenbearbeitungen, die eingesetzten Dienstleistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

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Stand: 2. August 2026