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Datenschutzerklärung

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1. Verantwortliche Stelle

Praxis Bernstein GmbH

Hauptstrasse 24

CH-8246 Langwiesen

Schweiz

 

E-Mail: info@praxis-bernstein.ch

Telefon: +41 78 841 65 53

Website: www.praxis-bernstein.ch

 

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Sinne des anwendbaren Datenschutzrechts ist die Praxis Bernstein GmbH. Gemäss Impressum ist Caroline Schwander als Geschäftsführerin verantwortliche Person. 

 

 

2. Allgemeines

Der Schutz Ihrer Persönlichkeit und Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir bearbeiten Personendaten sorgfältig, zweckgebunden und im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der dazugehörigen Verordnung. Das totalrevidierte Datenschutzgesetz ist seit dem 1. September 2023 in Kraft. 

 

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Personendaten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie bearbeiten, an wen wir sie bekanntgeben, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie haben.

 

 

3. Arten der bearbeiteten Personendaten

Wir bearbeiten insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

 

  • Stammdaten, z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum

  • Kommunikationsdaten, z. B. Inhalte von E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, SMS, Telefonnotizen oder sonstiger Korrespondenz

  • Termin- und Organisationsdaten, z. B. gebuchte, verschobene oder abgesagte Termine

  • Vertrags- und Abrechnungsdaten, z. B. Rechnungen, Zahlungen, Zahlungsart, Buchhaltungsdaten

  • Website-Nutzungsdaten, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browserinformationen, Logdaten, Cookie- und Analysedaten

  • besonders schützenswerte Personendaten, insbesondere Angaben zu Gesundheit, psychischer Verfassung, Belastungssituationen, Beratungsanliegen, Gesprächsinhalten, Verlaufsnotizen, Dossiers und Protokollen

 

Da dein Angebot psychosoziale Beratung, Coaching und verwandte Leistungen umfasst, ist die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten sachlich naheliegend. 

 

 

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

 

  • zur Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Interessentinnen, Klientinnen, Klienten, Vertragspartnern und weiteren Ansprechpersonen

  • zur Prüfung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Beratungen, Coachings, Paarberatungen, Mediationen, Workshops und Online-Terminen

  • zur Führung von Klientendossiers, Gesprächsnotizen, Verlaufsprotokollen und administrativen Unterlagen

  • zur Terminorganisation, Terminbestätigung und Termin-Erinnerung

  • zur Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

  • zum Betrieb, zur Sicherheit und zur Verbesserung unserer Website

  • zur statistischen Auswertung und Reichweitenmessung unserer Online-Angebote

  • zur Wahrung berechtigter Interessen, etwa zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, zur Dokumentation, zur Rechtsdurchsetzung oder zur internen Organisation

 

 

5. Rechtsgrundlagen

Soweit nach anwendbarem Datenschutzrecht erforderlich, stützen wir die Bearbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Grundlagen:

 

  • Ihre Einwilligung

  • die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags bzw. die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen

  • gesetzliche Verpflichtungen

  • unsere berechtigten Interessen an einer sachgerechten, sicheren und wirtschaftlichen Leistungserbringung

 

Wenn Sie uns besonders schützenswerte Personendaten mitteilen oder eine Beratung in Anspruch nehmen, willigen Sie in die damit verbundene Bearbeitung ein, soweit eine Einwilligung erforderlich ist.

 

 

6. Erhebung von Personendaten

 

 

6.1 Beim Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website können technisch notwendige Nutzungsdaten erhoben werden, insbesondere:

 

  • IP-Adresse

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

  • aufgerufene Seiten und Dateien

  • Referrer-URL

  • verwendeter Browser und Betriebssystem

  • Spracheinstellungen

  • Angaben zum Internetprovider

  • Geräteinformationen und Logdaten

 

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website bereitzustellen, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und unser Online-Angebot zu optimieren.

 

Unsere Website wird derzeit über Wix betrieben. Auf der Website sind zudem Kontaktmöglichkeiten, WhatsApp, Social-Media-Verlinkungen und weitere Elemente eingebunden. 

 

 

6.2 Bei Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder auf andere Weise kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls vorvertragliche oder vertragliche Massnahmen einzuleiten.

 

Dies kann namentlich folgende Daten umfassen:

 

  • Name

  • Telefonnummer

  • E-Mail-Adresse

  • Adresse

  • Inhalt Ihrer Nachricht

  • allfällige Beilagen oder weitere von Ihnen übermittelte Informationen

 

 

6.3 Bei Inanspruchnahme unserer Leistungen

Wenn Sie unsere Leistungen in Anspruch nehmen, bearbeiten wir jene Daten, die für die Durchführung der Beratung bzw. der vereinbarten Leistung erforderlich und angemessen sind. Dazu können insbesondere auch besonders schützenswerte Personendaten gehören, etwa Gesundheitsdaten, Angaben zu psychischer Belastung, biografischen Umständen, Beziehungen, Krisen, Ressourcen, Zielsetzungen und Beratungsverläufen.

 

 

6.4 Bei Terminbuchungen und Online-Terminen

Für Terminorganisation und Online-Termine können Daten über Google-Dienste bearbeitet werden, insbesondere über Google Kalender und Google Meet. Dabei können Name, Kontaktdaten, Terminangaben sowie weitere im Zusammenhang mit dem Termin anfallende Daten bearbeitet werden.

 

 

7. Kommunikation per E-Mail, WhatsApp und SMS

Wir kommunizieren unter anderem per E-Mail, Telefon, WhatsApp und SMS. Auf deiner Website sind E-Mail, Telefon und WhatsApp als Kontaktkanäle ersichtlich. 

 

Bitte beachten Sie:

 

  • E-Mail-Kommunikation erfolgt in der Regel nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

  • Die Kommunikation über WhatsApp erfolgt über einen Dienst der Meta-Unternehmensgruppe.

  • Bei SMS handelt es sich ebenfalls nicht um einen besonders gesicherten Kommunikationskanal.

 

Wenn Sie mit uns über solche Kanäle kommunizieren oder deren Nutzung wünschen, erklären Sie sich damit einverstanden, dass auch personenbezogene Daten über diese Kanäle übermittelt werden können. Wir bitten Sie, besonders sensible Informationen nur dann über diese Kanäle zu senden, wenn Sie dies wünschen und sich der entsprechenden Risiken bewusst sind.

 

 

8. Einsatz von Dienstleistern und Bekanntgabe an Dritte

Wir können Personendaten an sorgfältig ausgewählte Dienstleister bekanntgeben, soweit dies für den Betrieb unserer Website, unsere Administration, die Kommunikation, die Terminorganisation, Online-Termine, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung oder die Leistungserbringung erforderlich ist. Solche Empfänger bearbeiten Daten in unserem Auftrag oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung, je nach Dienst und Funktion.

 

Nach deinem aktuellen Setup betrifft dies insbesondere folgende Kategorien bzw. Dienste:

 

  • Wix für Website-Hosting und Website-Funktionen

  • Google für Google Mail, Google Drive, Google Kalender und Google Meet

  • Bexio für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Administration

  • OpenAI / ChatGPT für unterstützende Textverarbeitung mit anonymisierten Angaben

  • TWINT und SumUp für Zahlungsabwicklung

  • Zoom für Online-Besprechungen

  • einen SMS-Dienst für Terminerinnerungen; aktuell wurde bisher smsup / F24 Schweiz AG erwähnt, künftig planst du laut deiner Angabe einen Wechsel zu SMS Text Appointment / Go Interaktiv. 

 

Wir geben Personendaten ausserdem weiter, wenn:

 

  • Sie eingewilligt haben,

  • dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,

  • wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,

  • oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

 

 

9. ChatGPT / KI-gestützte Hilfsmittel

Wir können KI-gestützte Hilfsmittel wie ChatGPT zur Unterstützung bei internen Arbeitsprozessen verwenden. Dabei werden gemäss unserer aktuellen Praxis keine Klarnamen, sondern nur anonymisierte Kürzel oder abstrahierte Angaben verwendet.

 

OpenAI stellt ein Data Processing Addendum für Business-Dienste bereit; gleichzeitig unterscheiden die OpenAI-Bedingungen zwischen Business-/API-Diensten und individuellen Consumer-Diensten. Wenn KI-Dienste verwendet werden, achten wir auf eine datensparsame Nutzung. 

 

Wichtig: Diese Erklärung beschreibt die tatsächliche Nutzung, die du mir genannt hast. Wenn du künftig identifizierende Klientendaten in KI-Systeme eingeben würdest, müsste dieser Abschnitt rechtlich enger und wahrscheinlich auch organisatorisch anders ausgestaltet werden.

 

 

10. Datenbearbeitung im Ausland

Dienstleister oder deren Unterauftragsbearbeiter können sich im Ausland befinden, insbesondere in den USA oder in anderen Staaten ausserhalb der Schweiz. Das ist namentlich bei international tätigen Anbietern wie Google, OpenAI, Zoom, Meta/WhatsApp, Wix oder Zahlungsdienstleistern möglich.

 

Wenn Personendaten in Staaten ohne angemessenes gesetzliches Datenschutzniveau übermittelt werden, sorgen wir soweit erforderlich durch geeignete Garantien für einen angemessenen Schutz, insbesondere durch vertragliche Garantien wie Standarddatenschutzklauseln, oder stützen uns auf gesetzlich vorgesehene Ausnahmen.

 
 
11. Cookies, Tracking und Webanalyse

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Cookies helfen dabei, die Website funktionsfähig, benutzerfreundlich und sicher zu machen sowie Zugriffe zu analysieren.

 

Du hast angegeben, dass Google Analytics eingesetzt wird. Der bisherige Webseitentext nennt ebenfalls Google Analytics und Tracking-Tools. 

 

Google Analytics ist ein Webanalysedienst von Google. Dabei können insbesondere Nutzungsdaten, Geräteinformationen, Cookie-Kennungen, ungefähre Standortdaten, Seitenaufrufe, Aufenthaltsdauer, Interaktionen und technische Informationen bearbeitet werden. Die Datenbearbeitung dient der statistischen Auswertung, der Reichweitenmessung sowie der Optimierung unserer Website und unseres Angebots.

 

Sie können Cookies in Ihrem Browser ganz oder teilweise deaktivieren oder löschen. Dies kann allerdings die Funktionalität der Website einschränken.

 

 

12. Social Media und externe Links

Auf unserer Website können Verlinkungen zu Drittplattformen wie etwa WhatsApp, Instagram, Facebook oder LinkedIn enthalten sein. Wenn Sie solche Links anklicken, verlassen Sie unsere Website oder bauen eine direkte Verbindung zu Diensten Dritter auf. Ab diesem Zeitpunkt bearbeiten die jeweiligen Anbieter Daten in eigener Verantwortung. Auf deiner Website sind solche Verlinkungen im Footer bzw. bei den Kontaktmöglichkeiten sichtbar. 

 

Für die Datenbearbeitung auf externen Websites oder Plattformen gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.

 

 

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Personendaten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder unrechtmässige Bearbeitung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Vertraulichkeitsverpflichtungen, sorgfältige Auswahl von Dienstleistern sowie Massnahmen zur Sicherung digitaler und physischer Unterlagen.

 

Bitte beachten Sie jedoch, dass die Datenübertragung im Internet, insbesondere per E-Mail, WhatsApp oder sonstigen allgemein genutzten Kommunikationsdiensten, Sicherheitslücken aufweisen kann. Eine absolut sichere Datenübertragung kann nicht garantiert werden.

 

 

14. Interner Zugriff auf Daten

Auf Personendaten haben nur jene Personen Zugriff, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu können insbesondere gehören:

 

  • die Geschäftsführung,

  • berechtigte Mitarbeitende,

  • interne Hilfspersonen oder weitere berechtigte Personen mit entsprechender Funktion,

  • sowie gegebenenfalls Gesellschafter, soweit ein berechtigter organisatorischer oder administrativer Zugriff besteht.

 

Sämtliche zugriffsberechtigten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden angemessen instruiert.

 

 

15. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht besteht.

 

Insbesondere können folgende Grundsätze gelten:

 

  • Daten aus Anfragen bewahren wir so lange auf, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage und für allfällige Anschlussfragen erforderlich ist.

  • Klienten- und Vertragsdaten, Korrespondenz, Rechnungen, Buchungsbelege und geschäftsrelevante Unterlagen bewahren wir im Rahmen gesetzlicher Pflichten in der Regel bis zu 10 Jahre auf, soweit keine längere Aufbewahrung erforderlich oder zulässig ist.

  • Website- und Analysedaten werden entsprechend den technischen und organisatorischen Einstellungen der eingesetzten Systeme aufbewahrt.

 

 

16. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht:

 

  • Auskunft über die über Sie bearbeiteten Personendaten zu erhalten,

  • unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen,

  • unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung oder Vernichtung Ihrer Personendaten zu verlangen,

  • die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten zu verlangen,

  • eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen,

  • einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einschränkung zu verlangen, soweit dies rechtlich vorgesehen ist.

 

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@praxis-bernstein.ch kontaktieren. Wir können zur Identifikation einen geeigneten Nachweis verlangen.

 

 

17. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das anwendbare Datenschutzrecht verstösst, können Sie sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB / FDPIC). 

 

 

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern, neue Dienstleistungen einführen oder sich die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

 

Stand: 17. März 2026

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